Le guide définitif de la mise en œuvre du CPQ

For B2B companies that sell complex products, CPQ should be the cornerstone of their transformation numérique goals. Simplification and streamlining of the sales and manufacturing process, the elimination of errors and engineering bottlenecks, rapid onboarding of new hires, increased productivity, margins, and profits, and enhanced customer experience can all be yours by investing in CPQ.

C'est l'argumentaire de vente, maintenant voici la réalité :

Vous pouvez dépenser une fortune pour le CPQ le plus flashy au monde, mais sans une mise en œuvre minutieuse, cela n'améliorera pas vos résultats. En fait, cela pourrait finir par avoir un impact négatif sur votre entreprise - semant des graines de confusion et de mécontentement au sein d'une main-d'œuvre résistante au changement.

Implémentation du CPQ n'est pas simple. Il ne devrait pas l'être non plus. L'objectif ici est une transformation complète de l'entreprise, et pour que cela se produise, chaque personne, produit, processus et système dans l'ensemble de votre organisation sera affecté.

Étape 1. Constituez la bonne équipe

A cohesive, cross-functional team, made up of both technical and non-technical members, lies at the heart of every successful CPQ implementation. The executive sponsor is the lynchpin, responsible for championing the project, securing cross-departmental support, and providing business context to the project manager and team. The executive sponsor serves as the primary source of contact for all internal and external stakeholders, and they’re on the line for the project’s success. Their level of engagement can make or break CPQ implementation.

Du côté des opérations, l'équipe doit inclure des experts issus de toutes les fonctions commerciales de base, mais surtout, des ventes qui, avec leurs interactions quotidiennes avec les clients, sont les plus au fait des besoins de personnalisation des clients. Le personnel du support client est également inestimable du point de vue de la mise en œuvre, grâce à sa compréhension approfondie des problèmes courants des clients, des plaintes et de leurs résolutions respectives.

Du côté technique, vous devez inclure des implémenteurs basés sur des projets, qui sont responsables de l'implémentation des configurateurs et de leur soutien après l'implémentation. En outre, les ingénieurs de support, qui possèdent les tickets de support technique des opérations, gèrent les fichiers d'aide et les supports de support, et assurent la formation interne. Et, bien sûr, les responsables de la fabrication, avec leurs connaissances techniques des spécifications des produits, de l'outillage, des processus de fabrication et des délais.

Étape 2. Déterminer l'état de préparation et identifier les moteurs de l'activité

Êtes-vous prêt pour la mise en œuvre du CPQ ? Parce qu'il faut du temps, des ressources, des changements et beaucoup d'alignement organisationnel pour bien faire les choses. Si vous pouvez répondre clairement et succinctement aux questions suivantes, vous êtes sur la bonne voie :

1. Pouvez-vous identifier et documenter vos objectifs organisationnels et votre feuille de route ?
2. Pouvez-vous décomposer votre feuille de route organisationnelle en processus ?
3. Pouvez-vous cartographier vos processus dans leur état actuel ?
4. Pouvez-vous identifier les goulots d'étranglement, les retards et les inefficacités existants ?
5. Pouvez-vous décrire votre client en détail ? (Rappelez-vous la règle des 80/20 - identifiez les fruits à portée de main et ne concevez jamais pour les cas de bord.)
6. Pouvez-vous concevoir des processus agiles pour la mise en œuvre, la gestion du changement et la maintenance ?

Ensuite, et c'est peut-être LA question la plus importante à se poser :

7. Quels sont vos principaux moteurs commerciaux ?

Pourquoi implémentez-vous CPQ ? Qu'essayez-vous de réaliser ? Souhaitez-vous réduire le délai d'établissement des devis, augmenter la taille des transactions, améliorer la précision des commandes, augmenter la fidélisation des clients ou tout ce qui précède ? Quels que soient vos principaux moteurs commerciaux, ils doivent fonder votre prise de décision en matière de mise en œuvre – concevoir pour les résultats, pas pour les fonctionnalités.

Étape 3. Obtenez l'adhésion le plus tôt possible

Vous êtes 100% convaincu de l'idée du CPQ – c'est génial – mais vos employés doivent également voir la valeur du projet pour une mise en œuvre en douceur. Ensemble, vous devez identifier les lacunes et les points de friction que le CPQ résoudra, informer les membres de l'équipe sur les délais et discuter de la façon dont le CPQ affectera des rôles et des statuts spécifiques au sein de l'organisation. L'investissement précoce des employés dans le CPQ et la transformation qui s'ensuit crée une vision partagée, transformant les utilisateurs passifs en ambassadeurs du CPQ.

L'adhésion du leadership est tout aussi importante (l'adhésion et le budget vont de pair), et pour y parvenir, vous devez montrer comment le CPQ aura un impact sur les résultats de votre entreprise. Il doit être clairement indiqué à la haute direction ce qui constitue un succès et un échec, ainsi que le temps, les finances et le personnel nécessaires pour atteindre vos objectifs CPQ. Le leadership doit être encouragé à troquer une mentalité de service contre une mentalité d'investissement, où l'argent dépensé aujourd'hui signifie plus d'argent gagné demain.

Étape 4. Exécutez votre projet CPQ

Vous avez donc constitué votre équipe, identifié vos moteurs d'affaires et obtenu l'adhésion à tous les niveaux, il ne vous reste plus qu'à mettre en œuvre votre CPQ. Mais, par où commencer ? Comme tout bon projet, le processus commence par la préparation de votre documentation. Rassemblez votre équipe et demandez-leur de vérifier l'exactitude de vos données, de les nettoyer quand et où cela est nécessaire.

Start with your product catalog (this serves as your foundation) then layer on the logic needed for product configurators (how do your products relate to each other?), and pricing data and rules. If this all sounds a little complex, remember, a good CPQ provider will guide you carefully through this process.

L'étape suivante du processus d'exécution consiste à configurer votre environnement, à le connecter à vos autres systèmes d'entreprise (comme Salesforce) via des API et à fournir un accès (avec des autorisations variables) aux membres techniques de l'équipe de mise en œuvre. Ces membres peuvent ensuite commencer à travailler sur le back-end, en écrivant la logique qui fera fonctionner les configurateurs, et le front-end, en établissant ce que les commerciaux et les clients vont réellement voir lors de l'interaction avec le logiciel.

Finally, the team needs to work on the outputs. Decide how quote documents and custom proposals will look when sent to customers, and create Word and Excel templates with the correct output fields and rules. If you’re setting up a visual CPQ, you’ll also need to prepare CAD templates with all parts, assemblies, and drawings.

Étape 5. Concevez votre succès CPQ

Penser que les défis de la mise en œuvre du CPQ résident uniquement dans les logiciels et les applications serait une erreur. Comme c'est souvent le cas pour tout changement organisationnel, les obstacles les plus importants résident dans la culture d'entreprise. Soixante-dix pour cent des programmes de changement complexes et à grande échelle n'atteignent pas leurs objectifs déclarés. Pourquoi? Parce que les employés sont réticents à changer des pratiques profondément enracinées et que les équipes de direction ne parviennent pas à embrasser pleinement l'idée d'un changement holistique.

L'adoption est la clé. Et, obtenir l'adhésion dès le début du processus de mise en œuvre récolte des dividendes à cette fin. Pourtant, cela ne s'arrête pas là. Une formation pratique et spécifique au rôle, décomposée en morceaux digestes, donne aux employés la confiance dont ils ont besoin (à la fois dans leurs propres capacités et dans la maîtrise du logiciel) pour suivre le processus lorsqu'ils sont confrontés à des défis. Pendant ce temps, l'adhésion de la direction peut être maintenue grâce à des réunions régulières avec le sponsor exécutif, qui rend compte à la suite C, bien au-delà de la fin du calendrier de mise en œuvre.

Enfin, vous devez mesurer et optimiser, en adoptant une approche itérative lorsque vous étudiez les résultats post-implémentation. Recueillez l'opinion de l'équipe de mise en œuvre, documentez les améliorations potentielles et effectuez les optimisations nécessaires en fonction des commentaires que vous recevez.