Une feuille de calcul Excel peut-elle être transformée en logiciel de devis réel ?

Je développe des logiciels depuis l'âge de huit ans. L'une des questions les plus fréquemment posées depuis que j'ai commencé est : « Pouvez-vous développer un logiciel à partir d'une feuille de calcul Excel ? » Avez-vous déjà essayé de rechercher un logiciel capable de faire cela? Je suis désolé de vous le dire, il n'existe pas, ou s'il existe, il ne fait pas ce que vous attendez qu'il fasse. Pourquoi?

Qu'est-ce qu'il y a dans un nom?

En italien, nous appelons Excel une « feuille de calcul ». Ce nom est bien meilleur que de l'appeler « feuille de calcul » car « feuille de calcul » suggère que vous devriez faire quelque chose avec la feuille. La plupart des feuilles de calcul auront un élément dynamique ; formules et peut-être même des macros.

Tout le monde le fait

La courbe d'apprentissage d'Excel n'est pas raide. Cela crée une fascination pour les «développeurs en herbe», et dans chaque entreprise, il y en a au moins un qui commence à créer des feuilles complexes avec des tableaux croisés dynamiques et des scripts VB. Il n'y a rien de mal à vouloir écrire un logiciel, mais l'utilisation d'Excel comme outil est le problème. Aucune organisation ou équipe sérieuse ne peut créer un logiciel efficace, complexe et évolutif de cette manière.

Un mal nécessaire, mais toujours mal

En règle générale, cette « feuille de calcul » commence à ressembler davantage à une application car elle est appliquée pour résoudre un problème commercial. Un cas d'utilisation courant pour les organisations commerciales pourrait être de construire un modèle de devis très complexe à l'aide d'Excel. Il fonctionne bien de manière isolée, généralement exploité par la personne qui l'a créé.

Après plusieurs années cependant, un monstre d'une feuille de calcul s'est déchaîné sur l'équipe qui a été clonée des centaines voire des milliers de fois. Personne ne peut plus dire ce qu'il fait, comment le mettre à jour ou le maintenir, ou déterminer combien de copies pourraient être disponibles. Ces clones fantômes voyagent par courrier électronique. Nous avons tous entendu des gens dire : « Voici mon ensemble de données, mais une fois que vous avez terminé, pouvez-vous me renvoyer celui mis à jour ? » Il en résulte un autre clone.

« Nous avons besoin d'un vrai logiciel de devis »

At some point, someone inside the company understands that there is something wrong and starts to ask, “is there any way to convert this Excel spreadsheet into actual quoting software, so we can keep the data in one place?” The identified need is real, and it means that Excel is masking a hidden software category. If Excel is necessary to calculate a price, a quote, or to find a better product for a potential customer, the category which you are seeking is actually Configure, Price, and Quote (CPQ) technology.

Pourquoi le logiciel CPQ est-il une conclusion logique ?

Spreadsheets are meant for calculation, but there is more going on in a quote other than just generating a price. There is a general lack of workflow, poor organization of data, and the absence of use and role management when using an Excel-based solution. When you work in a complex organization selling complex products, this pseudo quoting software approach won’t cut it as you try to generate more and more quotes for customers

Comment passer des feuilles de calcul au CPQ

Ce sont les étapes que vous devez suivre lorsque vous démarrez votre « conversion » de ce soi-disant logiciel de devis vers un environnement basé sur des règles et enrichi de flux de travail. Le vrai défi de passer d'Excel à un Solution CPQ like KBMax is not converting the data from within the file, but to convertir les règles non écrites entourant la feuille de calcul.

Identifier les données d'entrée

Déterminer l'emplacement des cellules utilisées pour saisir les données de votre entreprise dans votre classeur peut être délicat. Ils peuvent s'étendre sur plusieurs feuilles ou même être masqués dans certains cas. Vous devez donc travailler avec les utilisateurs qui insèrent les données pour bien comprendre ce que vous remplacez.

Identifier les utilisateurs

Who interacts with the spreadsheet and/or is involved in the overall estimating process? This is what we ask ourselves to identify the different steps of a future workflow. This phase is the most important, because generally the data is input during one or more steps as part of a longer process.  This may mean many changes and iterations as the quote is finalized. Here is where Excel will fail and the process becomes messy. It’s also the biggest opportunity for optimization by a Solution CPQ.

Identifier la sortie de données

Vous pourriez être tenté de dire : « Je n'ai qu'une sortie, le prix ». Mais si vous y réfléchissez, ce n'est pas vrai du tout. Lors de la tarification manuelle d'un produit complexe, il peut y avoir un certain nombre de documents, d'artefacts et d'enregistrements électroniques à créer : une proposition en plusieurs langues, une nomenclature, une mise en page, un dessin CAO 2D/3D… oh, puis en insérant manuellement le tout en tant que enregistrement dans CRM/PLM/ERP. Ici Excel ne peut pas du tout vous aider, mais KBMax peut beaucoup vous aider !

KBMax CPQ peut-il faire cela ?

Have you ever tried to open an Excel file on a mobile device? If yes, you probably don’t want to endure this user experience ever again. With a little work, an Excel spreadsheet’s functionality can be made work beautifully within a KBMax configurator. We have created a user-friendly experience for complex Configuration du produit based on years of collective CPQ experience. KBMax can knock down all the pain points experienced by teams using an Excel-based quoting solution.

Règles CPQ, pas des formules Excel

KBMax fonctionnait sur une logique et des règles alimentées par un générateur visuel sans code génial et intuitif appelé Snap. C'est plus facile à apprendre qu'Excel et c'est beaucoup plus puissant. Les règles CPQ avancées intégrées à Snap contrôlent non seulement la tarification, mais aussi le fonctionnement de la configuration de votre produit et la manière dont le reste du cycle de vie du produit sera architecturé et expérimenté.

Configuration visuelle 2D/3D avec tarification dynamique

Get dynamic calculations like in Excel, but using an immersive interface choosing options and seeing the price and rendering change immediately. KBMax visualization is the leader in G2 Crowd’s Grid for the new configuration visuelle Catégorie.

Devis et commande avec une gestion simple des modifications

Besoin de dépoussiérer un devis d'il y a 93 jours ? Pas de problème, ouvrez-le, relancez-le dans le configurateur visuel, et effectuez rapidement la modification. Enregistrez-le et envoyez-le au client en un clic – prix mis à jour, rendu et tout. L'utilisation d'Excel pour votre logiciel de devis ne peut pas faire cela.

Flux de travail riches et partage de données

Excel doesn’t notify the head of sales, accounting, engineering, or the production team when a deal is closed. KBMax CPQ can automatically flow data to CRM, ERP, PLM, and other critical teams and business systems with our easy-to-integrate platform.

CAO/conception et automatisation de documents

Unless you are an amazing developer, I’m pretty sure your Excel doesn’t generate 3D CAD models and drawings. Your engineering and manufacturing teams will love that accurate and clear CAD models and documentation are generated automatically once an order is submitted. All of the choices made during the configuration phase can drive bill of materials, cut sheets, assembly instructions, shipping info, and more that results in quick order fulfillment and fewer errors.

Voir une démonstration comment CPQ peut remplacer votre solution Excel.