La guida definitiva all'implementazione del CPQ

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For B2B companies that sell complex products, CPQ should be the cornerstone of their digital transformation goals. Simplification and streamlining of the sales and manufacturing process, the elimination of errors and engineering bottlenecks, rapid onboarding of new hires, increased productivity, margins, and profits, and enhanced customer experience can all be yours by investing in CPQ.

Questo è il discorso di vendita, ora ecco la realtà:

Puoi spendere una fortuna per il CPQ più appariscente del mondo, ma senza un'attenta implementazione, non migliorerà i tuoi profitti. In effetti, potrebbe finire per avere un impatto negativo sulla tua attività, seminando confusione e malcontento in una forza lavoro resistente al cambiamento.

CPQ implementation isn’t straightforward. Nor should it be. The goal here is a complete business transformation, and for that to happen, every person, product, process, and system throughout your entire organization will be affected.

Fase 1. Crea la squadra giusta

A cohesive, cross-functional team, made up of both technical and non-technical members, lies at the heart of every successful CPQ implementation. The executive sponsor is the lynchpin, responsible for championing the project, securing cross-departmental support, and providing business context to the project manager and team. The executive sponsor serves as the primary source of contact for all internal and external stakeholders, and they’re on the line for the project’s success. Their level of engagement can make or break CPQ implementation.

Per quanto riguarda le operazioni, il team dovrebbe includere esperti provenienti da tutte le funzioni aziendali principali, ma, soprattutto, dalle vendite che, con le loro interazioni quotidiane con i clienti, sono più in linea con le esigenze di personalizzazione del cliente. Il personale dell'assistenza clienti è inoltre prezioso dal punto di vista dell'implementazione, grazie alla loro profonda comprensione dei problemi, dei reclami e delle rispettive risoluzioni comuni dei clienti.

Dal punto di vista tecnico, dovresti includere implementatori basati sul progetto, che sono responsabili dell'implementazione dei configuratori e del loro supporto dopo l'implementazione. Inoltre, i tecnici del supporto, che possiedono ticket di supporto tecnico dalle operazioni, gestiscono file di aiuto e materiali di supporto e forniscono formazione interna. E, naturalmente, i responsabili della produzione, con la loro conoscenza tecnica delle specifiche del prodotto, degli strumenti, dei processi di produzione e delle tempistiche.

Fase 2. Determinare la prontezza e identificare i driver di business

Sei pronto per l'implementazione CPQ? Perché ci vogliono tempo, risorse, cambiamenti e molto allineamento organizzativo per farlo bene. Se riesci a rispondere in modo chiaro e conciso alle seguenti domande, allora sei sulla strada giusta:

  1. Potete identificare e documentare i vostri obiettivi organizzativi e la roadmap?
  2. Puoi suddividere la tua roadmap organizzativa in processi?
  3. Riesci a mappare i tuoi processi nel loro stato attuale?
  4. Riesci a identificare i colli di bottiglia, gli arretrati e le inefficienze esistenti?
  5. Puoi descrivere nel dettaglio il tuo cliente? (Ricorda la regola 80/20: identifica i frutti a bassa pendenza e non progettare mai per casi limite.)
  6. Potete progettare processi agili per l'implementazione, la gestione delle modifiche e la manutenzione?

Successivamente, e questa è forse LA domanda più importante da porre:

  1. Quali sono i tuoi principali driver di business?

Perché stai implementando CPQ? Cosa stai cercando di ottenere? Vuoi ridurre il tempo per il preventivo, aumentare le dimensioni delle trattative, migliorare l'accuratezza degli ordini, aumentare la fidelizzazione dei clienti o tutto quanto sopra? Qualunque siano i tuoi fattori chiave di business, dovrebbero fondare il tuo processo decisionale di implementazione: progettare per i risultati, non per le funzionalità.

Fase 3. Ottieni il buy-in il prima possibile

Sei 100% venduto sull'idea di CPQ – è fantastico – ma anche i tuoi dipendenti devono vedere il valore nel progetto per un'implementazione regolare. Insieme, dovresti identificare le lacune e i punti di attrito che CPQ risolverà, istruire i membri del team sulle scadenze e discutere come CPQ influenzerà ruoli e stati specifici all'interno dell'organizzazione. Fare in modo che i dipendenti investano presto in CPQ e la successiva trasformazione crea una visione condivisa, trasformando gli utenti passivi in ambasciatori CPQ.

Il buy-in della leadership è altrettanto importante (buy-in e budget vanno di pari passo) e per raggiungerlo, devi mostrare come il CPQ avrà un impatto sui profitti della tua azienda. Dovrebbe essere ampiamente chiarito al senior management ciò che costituisce successo e fallimento, nonché il tempo, le finanze e il personale necessari per raggiungere i tuoi obiettivi CPQ. La leadership deve essere incoraggiata a scambiare una mentalità di servizio con una mentalità di investimento, in cui i soldi spesi oggi significano più soldi fatti domani.

Fase 4. Esegui il tuo progetto CPQ

Quindi hai assemblato la tua squadra, identificato i tuoi driver di business e ottenuto il consenso a tutti i livelli, l'unica cosa che resta da fare è implementare il tuo CPQ. Ma da dove cominciare? Come ogni buon progetto, il processo inizia con la preparazione della documentazione. Riunisci la tua squadra e chiedi loro di rivedere i tuoi dati per verificarne l'accuratezza, pulendo quando e dove richiesto.

Start with your product catalog (this serves as your foundation) then layer on the logic needed for product configurators (how do your products relate to each other?), and pricing data and rules. If this all sounds a little complex, remember, a good CPQ provider will guide you carefully through this process.

Il passaggio successivo del processo di esecuzione consiste nell'impostare l'ambiente, connettendolo agli altri sistemi aziendali (come Salesforce) tramite API e fornendo l'accesso (con autorizzazioni variabili) ai membri tecnici del team di implementazione. Questi membri possono quindi iniziare a lavorare sul back-end, scrivendo la logica che farà funzionare i configuratori, e sul front-end, stabilendo cosa faranno effettivamente i rappresentanti di vendita e i clienti vedere quando si interagisce con il software.

Finally, the team needs to work on the outputs. Decide how quote documents and custom proposals will look when sent to customers, and create Word and Excel templates with the correct output fields and rules. If you’re setting up a visual CPQ, you’ll also need to prepare CAD templates with all parts, assemblies, and drawings.

Fase 5. Progetta il tuo successo CPQ

Pensare che le sfide dell'implementazione del CPQ risiedano esclusivamente nel software e nelle applicazioni sarebbe un errore. Come spesso accade con qualsiasi cambiamento organizzativo, le barriere più significative risiedono nella cultura aziendale. Settanta per cento di complicati programmi di cambiamento su larga scala non raggiungono gli obiettivi dichiarati. Come mai? Perché i dipendenti sono resistenti al cambiamento di pratiche profondamente radicate e i team di leadership non riescono ad abbracciare completamente l'idea di cambiamento olistico.

L'adozione è fondamentale. E ottenere il consenso nelle prime fasi del processo di implementazione raccoglie dividendi a tal fine. Tuttavia, non si ferma qui. La formazione pratica e specifica per il ruolo, suddivisa in blocchi digeribili, offre ai dipendenti la fiducia di cui hanno bisogno (sia nelle proprie capacità che nella competenza del software) per seguire il processo mentre si trovano di fronte alle sfide. Nel frattempo, il buy-in dell'executive può essere mantenuto attraverso incontri regolari con lo sponsor esecutivo, che riferisce al C-suite, ben oltre la fine della tempistica di implementazione.

Infine, è necessario misurare e ottimizzare, adottando un approccio iterativo mentre si studiano i risultati post-implementazione. Esamina l'opinione in tutto il team di implementazione, documenta i potenziali miglioramenti e apporta le ottimizzazioni necessarie in base al feedback che ricevi.

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