CPQ-implementatie: volg deze 5 stappen naar succes

CPQ implementation may seem daunting, and it will present challenges along the way. But follow these five steps, and your path to CPQ-implementatie will be as streamlined as possible and an enriching experience for the implementation team and organization as a whole.

Stap 1. Bouw een sterk multifunctioneel implementatieteam

CPQ implementatie kan alleen worden bereikt door een zorgvuldig afgewogen team dat bestaat uit zowel operationele als technische leden met verschillende vaardigheden en perspectieven. Alle kernfuncties van het bedrijf moeten vertegenwoordigd zijn, omdat ze allemaal worden beïnvloed. 

Een sterk multifunctioneel team vereist verkoopexperts met een diep begrip van de behoeften en wensen van de klant; klantenondersteuningsleads die klachten en oplossingen behandelen; technische ondersteuningstechnici die ondersteuningstickets van operaties afhandelen en interne training geven; productieleiders met hun diepgaande kennis van product, tooling en tijdlijnen; en uitvoerders - degenen die verantwoordelijk zijn voor de implementatie van de nieuwe software in de hele organisatie.

Assembling a capable CPQ implementation team is an art unto itself. And there are as many “models” to aid you in this endeavor as there are potential team configurations. One such model that has proved useful is PIKES, bedacht door Marco Mancesti, wat staat voor Purpose, Integration, Knowledge, Ecosystem, and Self. Laten we elk van deze een voor een opsplitsen.

Doel

Team members have to be profoundly motivated to make CPQ implementation a success. If not, teams tend to disintegrate at the first sign of trouble. Each member’s motivating force should be personal, and the prospect of adding another bullet point to their CV won’t be sufficient alone.

integratie

Een sterk team is samenhangend en goed geïntegreerd. Leden moeten een gedeelde visie op succes hebben en de normen, het gedrag en de regels begrijpen die hen daar zullen brengen. Respect, verantwoordelijkheid en betrouwbaarheid zijn cruciaal. Waarden moeten van boven tot onder consistent zijn en ingebakken in nieuwe leden die lid worden van de groep.

Kennis

Knowledge refers to the skills that successful CPQ implementation teams have in their wheelhouse, both core technical skills and soft skills such as building morale and maintaining relationships. Knowledge means coming up with new ideas and nurturing an environment where team members feel comfortable airing their views and working in concert to tackle challenges with imagination and creativity.

ecosysteem

Ecosysteem verwijst naar de plaats van het team binnen de bredere bedrijfsomgeving. Dit is waar een Executive Sponsor naar voren komt, gebruik maakt van bedrijfsmiddelen en buy-in van het bestuur verkrijgt. 

Zelf

CPQ implementation is stressful, and each team member has to protect their mental wellbeing when things get tough. Teams should build wellness into the core of their operations, or a CPQ implementation project can quickly run off the rails.

Stap 2. Bepaal uw zakelijke drijfveren en ontwikkel een projectoverzicht

Het vermogen om alle kritieke zakelijke drijfveren te identificeren die de implementatie van CPQ stimuleren, is essentieel. Wilt u het configuratieproces voor uw verkopers stroomlijnen? Verkoopcycli verkorten? Dealgrootte vergroten? Klantbehoud verbeteren? De klantervaring verbeteren? Of iets anders?

Wat uw belangrijkste drijfveren ook zijn, ze moeten zijn ontworpen voor resultaten, niet voor functies. Omdat hoe minder functies nodig zijn om de door u gekozen resultaten te bereiken, hoe sneller en goedkoper uw implementatie zal zijn. 

Uw belangrijkste drijfveren informeren vervolgens uw Project Brief: een document dat een gestructureerd beeld geeft van wat CPQ-implementatie moet bereiken en de stappen die onderweg moeten worden genomen. De Projectoverzicht vormt de basis van de overeenkomst van het implementatieteam met het senior management (en met elkaar) en omvat doorgaans het volgende:

• Doelen
• Scope (welke CPQ-implementatie) zullen doen, en wat het is zal niet doen)
• Opleveringen
• Zakelijke voordelen
• Aannames
• Beperkingen
• risico's
• Betrokken bedrijfsgebieden
• Grote afhankelijkheden
• Bronnen voor belanghebbenden
• Schattingen van tijdlijn en kosten

Stap 3. Ontwikkel een sterke businesscase om de buy-in zo vroeg mogelijk veilig te stellen

CPQ implementation requires full buy-in from regular employees and senior management combined. To get employees on board, you need to come together and work collaboratively to identify pain points and value-enhancing opportunities. Break down timelines, and have a frank discussion about how job roles will be affected positively and negatively.

Het verkrijgen van buy-in van leiderschap is cruciaal als u het benodigde CPQ-implementatiebudget wilt veiligstellen. Maar je gaat het niet bereiken met alleen utopische visies. Het senior management zal een sterk willen horen businesscase:. This business case has to demonstrate that the proposed CPQ-oplossing is better than other appropriate options (including the ‘Do Nothing’ approach) and meets the following criteria:

• Is zeer geschikt voor zakelijke behoeften
• Is betaalbaar en levert waarschijnlijk waar voor uw geld op
• Is haalbaar en haalbaar in het toegewezen tijdsbestek
• Heeft duidelijk gedefinieerde resultaten
• Is consistent met strategie op hoog niveau
• Heeft duidelijk omschreven financieringsvereisten 

Stap 4. Voer uw CPQ-project uit

Je hebt groen licht gekregen. Nu is het tijd om uw plannen uit te voeren en in daden om te zetten. De uitvoeringsfase zal er voor elk bedrijf anders uitzien, maar kan worden onderverdeeld in drie noodzakelijke elementen. Dit klinkt misschien ingewikkeld, maar onthoud dat de juiste CPQ-provider er zal zijn om het implementatieteam bij elke stap te begeleiden.

1. Verzamel alle relevante documentatie, audit it for accuracy, clean it where necessary, and format it to be readable by the CPQ-software. Your product catalog serves as the data foundation with product and pricing logic layered on top. (Be warned, this can be a monumental drag, but there is satisfaction to be gained from getting your house in order.) 
2. Stel uw omgeving in. Verbind uw CPQ met uw andere bedrijfssystemen en geef toegang aan de technische leden van uw implementatieteam, die aan de front- en back-end van de CPQ kunnen gaan werken.
3. Ontwerp de uitgangen, such as quotes, proposals, drawings, and CAD templates.

Stap 5. Pak de bedrijfscultuur aan om weerstand tegen verandering te overwinnen

CPQ-implementatie kan een technische uitdaging zijn, maar de meest prominente belemmeringen voor succes liggen in de bedrijfscultuur. Waarom? Omdat mensen een hekel hebben aan verandering - het kan moeilijk zijn om te slikken, dus vermijd verandering omwille van de verandering (als het niet kapot is ...). In haar fantastische artikel uit 2012 identificeert Rosabeth Moss Kanter: tien redenen voor zo'n weerstand:

1. We zijn bang voor een verlies van controle.
2. We houden niet van overmatige onzekerheid - "Beter de duivel die je kent ..."
3. We haat verrassingen en weerstand bieden aan ideeën die ons te plotseling worden opgedrongen.
4. We zijn gewoontedieren en verwerpen dingen die anders lijken.
5. We vrezen gezichtsverlies indien nauw verbonden met achterhaalde strategieën.
6. Wij hebben zorgen over competentie – kunnen we ons aanpassen?
7. Het voelt alsof meer werk!
8. Verandering heeft invloed op mensen verderop in de lijn die terugduwen - het rimpeleffect.
9. Verandering wakkert aan wrok uit het verleden.
10. Banen kunnen verloren gaan; prijzen kunnen worden verlaagd, enz. Soms is de dreiging reëel.

Als deze lijst veel lijkt om mee te kampen, dan is dat omdat het zo is. Zeventig procent van gecompliceerde, grootschalige veranderprogramma's bereiken hun gestelde doelen niet omdat medewerkers weerstand bieden tegen verandering. Maar deze uitdagingen zijn niet onoverkomelijk, en er zijn tactieken die u kunt gebruiken om wijdverbreide, snelle acceptatie te bevorderen en een positieve mindset te cultiveren. 

Zoals we in fase 3 hebben besproken, is het van cruciaal belang om vroeg in te stappen: overleg met werknemers, iedereen inspraak geven, standpunten aan boord nemen en zo transparant mogelijk zijn. Als de uitvoering eenmaal aan de gang is, is het essentieel om deze communicatielijnen te behouden en tijdlijnen en mijlpalen te bieden om momentum en positiviteit te bevorderen. 

De sleutel tot een succesvolle implementatie is echter te veel investeren in training, opleiding, mentoring en ondersteuning. Op die manier ziet iedereen waarde in de nieuwe software en voelt hij zich gesteund, gewaardeerd en vooral in staat om de onvermijdelijke uitdagingen die op zijn pad komen te overwinnen.