Order to Cash automatisering

8 praktijken voor een betere order-to-cash-automatisering met CPQ-software

Productbedrijven moeten verder denken dan alleen de contante transactie en dieper in de organisatie reiken.
deel dit artikel

Wat is Order to Cash?

Order to Cash-definitie:

Order-to-cash, ook wel OTC of O2C genoemd, is het bedrijfsproces voor het ontvangen en verwerken van klantorders en betalingen voor goederen en diensten.

Inherent aan dit ogenschijnlijk eenvoudige, maar in feite vrij complexe bedrijfsproces, zijn er veel verborgen mogelijkheden voor automatisering voor productiebedrijven.

It’s time to streamline your sales to manufacturing processes with a solution made just for you.

Ontdek hoe fabrikanten een concurrentievoordeel behalen door CPQ te introduceren bij complexe productbestelling en productie.

Waar vindt Order to Cash-automatisering doorgaans plaats?

Order-to-cash bestaat uit een complexe zakelijke workflow die, afhankelijk van de branche en de grootte van het bedrijf, tijdens een transactie veel individuen, mensen, teams en systemen zal omvatten. Vaak vereisen transacties ten minste pre-sales, orderverwerking, orderafhandeling en facturerings- en incassoactiviteiten.

typisch order-to-cash proces
Een typisch order-to-cash bedrijfsproces

 

 

Waar kunnen fabrikanten de automatisering verbeteren om de product- en klantlevenscyclus te versnellen en te beheersen?

De meeste bedrijven zien Order to Cash als een kans om digitalisering in te voeren voor bestellingen, facturering, incasso's en andere frontoffice-activiteiten. Dit plaatst systemen zoals CRM's, ERP's en PLM's in de voorhoede bij het beheer van klanten en bestellingen en hun gerelateerde gegevens en processen. Productbedrijven zouden echter vooral moeten kijken hoe deze front-of-house mensen, processen en technologieën beter kunnen interageren en beïnvloeden de rest van de productlevenscyclus, via engineering en fabricage.

Meer verbonden productieorganisaties kunnen ook profiteren van de waarde van hun andere externe gegevensbronnen, configuratie- en productbibliotheken, CAD-tekeningen, losse vellen en assemblagedocumenten om een verlicht end-to-end digitaal productieproces aan te sturen.

 

Moet Order to Cash door fabrikanten anders worden bekeken?

In één woord 'ja'.

De meeste bedrijven hebben een eenvoudige offertefase, maar fabrikanten hebben het moeilijk omdat schatten een complex, veelzijdig en iteratief proces kan zijn. Wanneer productbedrijven geen goed management hebben tijdens de configuratie-, prijs- en offertestappen van hun productlevenscyclus, zal elk Order-to-Cash-proces zeer handmatig en foutrijk zijn.

 

Wat gebeurt er in een typisch Order to Cash-proces en hoe kan de juiste CPQ productbedrijven helpen?

order to cash automatisering
Order-to-cash-proces verbeterd met de beste CPQ

 

Below we’ve mapped CPQ functionalities to the phases of the order to cash process by number to indicate possible enhancements using automation.

Voorverkoop

During pre-sales and ordering activities you are gathering a rich set of information that can be used during your product lifecycle.  The “C” in CPQ stands for configuration.  If done properly with an advanced CPQ rules engine the product configuration experience and the resulting data output is all controlled by the same set of logical rules

(1) Contacten en bedrijven

Koppelen van belangrijke klantgegevens (CRM) over voorkeuren, eerdere bestellingen en meer om een meer begeleide en gepersonaliseerde configuratie en bestelervaring te vergemakkelijken

(2) Onderzoek:

Many companies are seeking an omni-channel approach to selling complex products that might originate from their sales people, their distributors, or even direct from the customer.

(3) Offerte:

Manufacturers seek a simple, compliant, fast, and visual configuration of a product, including dynamic pricing updates – for a customer by a sales representative, distributor, or by the customer themselves on an external website. The CPQ platform should have real-time integration with the CRM and ERP in order to send back and forth customer and estimate data, line-item SKUs, inventory, pricing, descriptions, and visual renderings of product configurations.  Until the order is final a joint CRM/CPQ-oplossing should allow for proper change management for both the product configuration and pricing and other details.

Veel productbedrijven zetten (C)configuratie, (P)ricing en (Q)uotation in voor een betere controle over productschattingen (en mogelijk productvisualisatie), maar doen verder weinig om te helpen bij de rest van het Order to Cash-proces.

 

Orderverwerking

(4) Verkooporder

Meer verbonden productbedrijven genieten van een oplossing die de definitieve details van de bestelling en productconfiguratie, de voorraad van de regelitems en alle andere gerelateerde informatie rechtstreeks naar het ERP- en/of PLM-systeem stuurt. Dit zorgt voor een onmiddellijke en foutloze overgang van de order van verkoop naar start van engineering- en productieprocessen.

 

Orderverwerking

(5) Inventaris

Bedrijven willen directe en realtime integratie tussen hun CPQ en ERP/PLM, zodat schattingen en bestellingen die vanuit de CPQ binnenkomen, de beschikbare voorraad respecteren en de voorraad wijzigen wanneer de bestellingen worden afgerond

(6) Productie en montage

Productteams worden enthousiast wanneer montage-instructies automatisch kunnen worden gegenereerd, geaggregeerd en in de juiste volgorde kunnen worden geplaatst, vervolgens kunnen worden gepubliceerd of afgedrukt om het picken en/of assembleren van het gekozen geconfigureerde product te ondersteunen

(7) Verpakking en verzending

Vanuit de gekozen configuratie kunnen paklijsten worden aangemaakt

 

Facturering

(8) Facturering

Eenmaal voltooid, kunnen productconfiguratiegegevens door de CPQ naar de ERP worden verzonden om de aanmaak van facturen en het automatisch invullen van de bestelling tot aan het regelitemdetail, evenals prijzen, kortingen, verzendkosten en belastingen te activeren

Debiteuren / incasso's

Er zijn in dit stadium niet veel zinvolle bijdragen die CPQ kan leveren, aangezien deze laatste paar financiële activiteiten buiten het bereik van de CPQ-functionaliteit vallen en doorgaans worden afgehandeld door boekhoudkundig personeel en ERP-systemen.

 

Rapportage

Bij CPQ-oplossingen is rapportage gelokaliseerd in zijn functies, maar er is een meer wereldwijd bewuste business intelligence-tool nodig om gegevens te verzamelen en te aggregeren om rapportage over zoveel systemen mogelijk te maken.

 

Bekijk hoe KBMax CPQ uw algehele order-to-cash-strategie kan verbeteren.

Bekijk een demo van KBMax

 
nl_NLDutch